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Démarche guidée

Constituer un dossier complet dans l’ordre de la liste des pièces

Un dossier incomplet ou en désordre revient souvent avec une demande de pièce manquante, et le délai repart. Cette démarche part de la liste des pièces fournie avec le formulaire et aboutit à un dossier rangé dans le même ordre, avec une copie complète gardée chez soi. Elle vaut pour un dossier papier déposé ou envoyé ; les règles propres à chaque démarche restent celles de l'organisme.

Durée
30 minutes à 1 heure selon le nombre de pièces, sans compter la recherche des documents
Niveau
Débutant
Étapes
9

Avant de commencer

Matériel

  • Le formulaire et sa notice, avec la liste des pièces à fournir
  • Une agrafeuse et ses agrafes (RK8/6 pour la Rapid R8R)
  • Des pochettes perforées A4
  • Une perforatrice 2 trous et un classeur pour la copie gardée chez soi
  • Un stylo à encre noire et un surligneur pour cocher la liste

  1. Étape 1 : Lire la notice jusqu'au bout

    Commencez par la notice, pas par le formulaire. Elle dit qui peut faire la demande, quelles pièces fournir et où déposer le dossier. Pour l'aide médicale de l'État, service-public.fr précise que le formulaire cerfa n°17620 contient une notice qui liste les documents à fournir.

    Attention. Une liste de pièces trouvée sur un forum ou dans un ancien dossier peut être dépassée : seule la notice du formulaire en cours fait foi.

  2. Étape 2 : Cocher la liste et rassembler les pièces

    Recopiez ou surlignez la liste, puis cochez chaque pièce au moment où vous la posez sur la table. Une pièce introuvable se note tout de suite, avec la démarche pour l'obtenir, plutôt que de découvrir le manque le jour du dépôt.

  3. Étape 3 : Vérifier copie ou original

    Pour chaque pièce, relisez dans la notice si une copie suffit ou si un original est demandé. Quand une copie suffit, gardez l'original chez soi : il servira pour une autre démarche.

    Attention. En cas de doute sur une pièce, posez la question à l'organisme avant l'envoi : un original perdu dans un dossier se remplace parfois difficilement.

  4. Étape 4 : Remplir, dater et signer le formulaire

    Remplissez toutes les rubriques qui vous concernent, à l'encre noire, puis datez et signez aux emplacements prévus. Relisez les cases à cocher : une case oubliée suffit à rendre un formulaire incomplet.

  5. Étape 5 : Ranger les pièces dans l'ordre de la liste

    Posez le formulaire en tête, puis chaque pièce dans l'ordre où la notice les cite. La personne qui instruit le dossier coche la même liste : un dossier dans cet ordre se contrôle plus vite.

  6. Étape 6 : Agrafer les pages d'un même document

    Agrafez entre elles les pages d'un document de plusieurs feuilles, en haut à gauche, sans agrafer 2 pièces différentes ensemble. L'agrafeuse Rapid R8R est annoncée pour 20 feuilles de 80 g/m² au plus ; au delà, séparez en 2 liasses.

    Attention. La Rapid R8R utilise des agrafes RK8/6 : les agrafes 24/6 ou 26/6 ne conviennent pas.

  7. Étape 7 : Mettre en pochette les pièces fragiles

    Glissez dans une pochette perforée les photos d'identité, les originaux et les petits formats qui risquent de se perdre. Les pochettes Esselte 56171 s'ouvrent par le haut, ce qui garde la pièce en place quand on feuillette.

    Attention. Ne percez pas un original pour le classer : la pochette évite d'abîmer une pièce que l'on devra peut-être présenter ailleurs.

  8. Étape 8 : Garder une copie complète du dossier

    Photocopiez l'ensemble du dossier tel qu'il part, formulaire signé compris. Perforez cette copie avec une perforatrice 2 trous comme la Rapid EC20 (20 feuilles de 80 g/m² par passage) et classez-la avec la date d'envoi ou de dépôt notée en première page.

  9. Étape 9 : Déposer ou envoyer selon la règle de l'organisme

    Le mode de dépôt dépend de la démarche. Pour l'aide médicale de l'État, service-public.fr indique que la 1re demande se dépose en personne, dans le cas général, auprès de la caisse d'Assurance maladie du lieu de résidence. Pour un envoi postal, suivez l'adresse donnée par la notice.

    Attention. Une démarche sociale ou administrative peut avoir ses propres délais et pièces : en cas de difficulté, service-public.fr cite les maisons France Services parmi les lieux de dépôt de la demande d'AME, et l'organisme concerné reste l'interlocuteur pour les autres démarches.

Vérifier le résultat

Chaque ligne de la liste des pièces est cochée, le formulaire est signé et daté, l'ordre du dossier suit celui de la notice, et la copie complète est classée avec sa date d'envoi ou de dépôt.

Fournitures utilisées

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Sources

Rédigé par la rédaction de Formularius.