Démarche guidée
Préparer un dossier à envoyer par courrier : pesée, enveloppe, adresse
Un recours, une demande d'aide ou un dossier de pièces justificatives envoyé par La Poste doit arriver complet, lisible et à la bonne adresse. Cette démarche suit un dossier A4 envoyé à plat : mise en ordre, choix de l'emballage, pesée, adresse et service postal.
- Durée
- 20 minutes avant le dépôt, hors trajet au bureau de poste
- Niveau
- Débutant
- Étapes
- 8
Avant de commencer
Matériel
- Le dossier complet, dans l'ordre de la liste des pièces
- Une pochette kraft C4 de 229 x 324 mm, par exemple La Couronne 90 g
- Un pèse-lettre au gramme, par exemple le MAUL MAULgoal 5000 g
- Des étiquettes d'adresse sur planche A4, par exemple HERMA 4677
- Une imprimante pour les étiquettes
- L'adresse exacte de l'organisme, relevée sur le formulaire ou son site officiel
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Étape 1 : Mettre le dossier dans l'ordre
Rangez les pièces dans l'ordre de la liste fournie par l'organisme, formulaire signé en premier. Gardez une copie complète de tout ce qui part, scannée ou photocopiée.
Attention. Envoyer des copies sauf si l'organisme demande expressément un original.
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Étape 2 : Choisir une pochette qui garde le dossier à plat
Un dossier A4 entre sans pli dans une pochette C4 de 229 x 324 mm. La pochette La Couronne en kraft milleraies de 90 g/m² ferme par une patte autocollante avec bande protectrice.
Attention. Une pochette sans soufflet force à la fermeture quand le dossier est épais : au delà, choisir une pochette à soufflet.
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Étape 3 : Peser le pli fermé
Allumez le MAULgoal, vérifiez que l'écran affiche des grammes, attendez le zéro, puis posez la pochette fermée au centre du plateau de 15 cm. L'appareil pèse jusqu'à 5 kg au gramme près, à partir de 2 g.
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Étape 4 : Vérifier poids et épaisseur pour la Lettre verte
La Poste accepte en Lettre verte les lettres et petits objets jusqu'à 2 kg et 3 cm d'épaisseur. Le poids relevé détermine l'affranchissement, à lire sur la grille tarifaire de La Poste.
Attention. Au delà de 2 kg ou de 3 cm, le pli ne relève plus de la Lettre verte : demander au bureau de poste le service adapté.
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Étape 5 : Préparer l'adresse du destinataire
Recopiez l'adresse telle qu'elle figure sur le formulaire ou le site de l'organisme, service compris. La Couronne rappelle, d'après le guide de La Poste, qu'une adresse compte au plus 6 lignes, avec au minimum le destinataire, le numéro et la voie, puis le code postal et la localité sur la dernière ligne.
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Étape 6 : Imprimer et coller l'étiquette
Imprimez l'adresse sur une étiquette HERMA 4677 de 63,5 x 38,1 mm, avec le gabarit correspondant à cette référence. Faites d'abord un essai sur une feuille ordinaire posée contre la planche, puis collez l'étiquette bien à plat sur la face avant de la pochette.
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Étape 7 : Ajouter l'adresse de l'expéditeur
Inscrivez votre nom et votre adresse au dos de la pochette, ou sur une 2e étiquette. Un pli qui ne peut pas être distribué revient alors à l'expéditeur.
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Étape 8 : Choisir le service et garder la preuve
Quand l'organisme ou la procédure demande une preuve, choisissez la Lettre recommandée : La Poste fournit une preuve de dépôt et propose en option un avis de réception signé par le destinataire. Rangez la preuve de dépôt avec la copie du dossier.
Attention. Un délai de recours se calcule souvent à partir de la date d'envoi ou de réception : lire la notice ou le courrier de l'organisme, et en cas de doute se renseigner auprès de lui.
Vérifier le résultat
Le dossier est complet et dans l'ordre, la pochette ferme sans forcer, le pli pèse moins de 2 kg et mesure moins de 3 cm d'épaisseur pour la Lettre verte, l'étiquette est lisible et bien collée, l'adresse de l'expéditeur figure au dos, et la preuve de dépôt est rangée avec la copie.
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Sources
Rédigé par la rédaction de Formularius.