Démarche guidée

Scanner une pièce justificative lisible et légère pour un dépôt en ligne

Une demande de logement social ou un formulaire de l'Assurance maladie déposé en ligne réclame des pièces numérisées : avis d'imposition, justificatif de domicile, pièce d'identité. Le fichier doit être lisible, complet et assez léger pour passer la limite du site. Cette démarche suit un scanner à plat ; le massicot ne sert qu'aux copies imprimées.

Durée: 20 minutes pour 3 ou 4 pièces, contrôle des fichiers compris
Niveau: Débutant
Étapes: 8

Avant de commencer

Matériel

Un scanner à plat, par exemple l'Epson Perfection V39II, ou la vitre d'une multifonction
Un chiffon doux et sec pour la vitre
Les pièces originales à numériser, à plat et sans agrafe
La liste des pièces et des formats acceptés par le site de dépôt
Un massicot comme l'IDEAL 1133, uniquement pour recouper des copies imprimées

Étape 1 : Lire les consignes du site de dépôt

Avant de numériser, relevez sur le site les formats acceptés (PDF, JPEG…), la taille maximale par fichier et la liste exacte des pièces. Ce sont ces consignes qui fixent les réglages, pas les capacités du scanner.
Étape 2 : Préparer les documents

Retirez agrafes et trombones, dépliez les pages et lissez les plis. Nettoyez la vitre avec un chiffon sec : une poussière ou une trace de doigt se retrouve sur chaque page numérisée.

Attention. Ne jamais découper, plastifier ni annoter une pièce originale pour la faire entrer dans le scanner.
Étape 3 : Placer la pièce sur la vitre

Posez le document face contre la vitre, calé contre le repère d'angle, puis refermez le capot. Le V39II numérise une zone de 216 x 297 mm, soit une page A4 entière ; une carte ou un petit justificatif se pose dans le même angle.
Étape 4 : Choisir une résolution adaptée

Pour un document texte, une résolution de 300 ppp donne en général un texte net ; Epson publie d'ailleurs la vitesse du V39II à cette valeur, 10 secondes par page A4. Les 4800 ppp du scanner servent aux photos : à cette résolution, le fichier d'une page de texte devient beaucoup trop lourd.
Étape 5 : Regrouper les pages en un PDF

Pour un avis d'imposition ou un bail de plusieurs pages, numérisez toutes les pages dans un même PDF, dans l'ordre. Le V39II enregistre en PDF et en PDF avec recherche de texte, et son bouton PDF lance directement ce type de numérisation.

Attention. Une page manquante dans un avis d'imposition ou un bail est un motif courant de demande de complément : compter les pages du fichier avant l'envoi.
Étape 6 : Contrôler la lisibilité et le poids

Ouvrez le fichier, zoomez sur les chiffres et le nom : tout doit se lire sans effort, sans bord coupé. Comparez ensuite le poids du fichier à la limite du site ; s'il la dépasse, baissez la résolution ou passez en niveaux de gris, puis renumérisez.
Étape 7 : Nommer chaque fichier clairement

Donnez à chaque fichier un nom qui dit ce qu'il contient, par exemple « avis-imposition » ou « justificatif-domicile ». Un nom clair évite d'envoyer 2 fois la même pièce ou d'en oublier une.
Étape 8 : Recouper une copie imprimée, si besoin

Quand une copie papier est aussi demandée, imprimez le recto et le verso d'une carte sur la même feuille, puis recoupez la feuille au massicot IDEAL 1133. Sa capacité est de 15 feuilles de 70 g/m² : avec du papier plus épais, coupez moins de feuilles à la fois, en tenant les doigts loin de la lame.

Attention. Le massicot ne sert qu'aux copies : un document original reste entier.

Vérifier le résultat

Chaque fichier s'ouvre, se lit sans zoom excessif, montre la pièce entière sans bord coupé, respecte le format et la taille maximale du site, et porte un nom qui indique son contenu.