Démarche guidée

Ranger ses papiers administratifs par organisme

Un classement par organisme permet de retrouver un papier en quelques secondes et de savoir quand il peut être jeté. Cette démarche s'appuie sur les durées minimales de conservation publiées par service-public.fr, avec des chemises pour les papiers qui tournent et un porte-vues pour ceux qui se gardent longtemps.

Durée: 2 à 3 heures pour un premier classement, puis 30 minutes par an pour le tri
Niveau: Débutant
Étapes: 8

Avant de commencer

Matériel

Des chemises à rabats A4 avec étiquette sur la tranche, une par organisme
Un porte-vues A4 pour les pièces à garder sans limite
Un feutre fin pour les étiquettes
Un carton ou un sac pour les papiers à détruire
La page de service-public.fr sur la durée de conservation des papiers

Étape 1 : Tout rassembler au même endroit

Videz tiroirs, boîtes et piles sur une grande table. Ouvrez les enveloppes restées fermées : un courrier non lu peut contenir une échéance.

Attention. Mettez de côté tout courrier qui demande une réponse avec une date limite, et traitez-le avant de continuer le classement.
Étape 2 : Trier par organisme

Faites une pile par émetteur : impôts, banque, énergie et eau, assurance maladie et santé, logement, travail et retraite, famille et état civil, assurances. Le classement par organisme suit la logique des courriers : un avis d'imposition se range avec les autres papiers des impôts, pas avec les factures.
Étape 3 : Séparer les papiers à garder sans limite

Service-public.fr indique une conservation permanente pour un jugement de divorce et les actes d'état civil. Rangez ces pièces dans un porte-vues, comme le Viquel Propyglass 610083 de 100 vues (50 pochettes), où elles restent intactes et se consultent sans être sorties.

Attention. Ne plastifiez pas l'original d'une pièce officielle : en cas de besoin, plastifiez une copie.
Étape 4 : Une chemise par organisme

Glissez chaque pile dans une chemise à rabats et notez l'organisme sur l'étiquette de tranche. La chemise Viquel 137135 accepte jusqu'à 1,5 cm de papiers : au delà, prévoyez une 2e chemise par période, plutôt que de forcer l'élastique.
Étape 5 : Classer du plus récent au plus ancien

Dans chaque chemise, posez le papier le plus récent sur le dessus. Le dernier relevé ou la dernière facture se trouve alors en premier, et les plus anciens, ceux que l'on pourra trier, restent au fond.
Étape 6 : Noter les durées de conservation

Inscrivez la durée sur chaque chemise, d'après service-public.fr : 5 ans pour les factures d'électricité, de gaz et d'eau et pour les relevés bancaires, 2 ans pour les décomptes de remboursement de l'assurance maladie, 2 ans après la fin d'un contrat d'assurance, la durée de la location plus 3 ans pour les quittances de loyer d'une résidence principale.

Attention. Ce sont des durées minimales : service-public.fr rappelle qu'un papier peut servir de preuve plus longtemps en cas de litige.
Étape 7 : Mettre à part impôts et bulletins de salaire

Les papiers d'impôt sur le revenu se gardent au moins jusqu'au 31 décembre de la 2e année qui suit la mise en recouvrement. Les bulletins de salaire se gardent jusqu'à la liquidation de la retraite : rangez-les dans un porte-vues à part, que l'on ne trie pas.
Étape 8 : Trier une fois par an

Choisissez une date fixe, par exemple après la déclaration de revenus, pour retirer de chaque chemise les papiers dont la durée minimale est dépassée. Les papiers qui portent des données personnelles se déchirent ou se détruisent avant d'être jetés.

Attention. En cas de doute sur un papier, gardez-le : un document jeté trop tôt ne se retrouve pas toujours.

Vérifier le résultat

Chaque chemise porte un organisme et une durée sur sa tranche, les pièces permanentes sont dans un porte-vues à part, et un papier pris au hasard se retrouve en moins d'une minute.